Les risques cachés des prises de notes par IA : ce que les organisations doivent évaluer avant le déploiement
Les organisations adoptent rapidement des outils de prise de notes par IA et d’assistant de réunion pour leur potentiel à améliorer l’efficacité et à automatiser la documentation. Bien que ces outils puissent accroître la productivité, ils introduisent également de nouveaux risques juridiques, de confidentialité, de sécurité et de conformité que les organisations doivent évaluer avec soin avant leur mise en œuvre.
Risques de confidentialité et de conformité
Traitement par des tiers : Pour les départements juridiques et les cabinets d’avocats, les outils de prise de notes par IA posent des défis pour maintenir la confidentialité et le privilège avocat-client. Lorsqu’un fournisseur d’IA externe traite l’audio ou les transcriptions de réunions, ce tiers peut être considéré comme extérieur à la relation avocat-client. Selon les circonstances et les mesures de protection en place, l’implication de ce tiers pourrait risquer une renonciation au privilège avocat-client.
Les transcriptions générées par l’IA créent également des archives permanentes et recherchables de conversations informelles qui, auparavant, n’étaient probablement pas documentées. De plus, ces transcriptions et résumés générés par l’IA peuvent ne pas être entièrement précis ou refléter complètement la conversation qui a eu lieu, ce qui signifie que l’utilisation d’un outil de prise de notes par IA lors des réunions peut aboutir à un enregistrement inexact d’un sujet sensible.
Stockage centralisé et exposition à la cybersécurité
Les plateformes de prise de notes par IA sont des cibles attrayantes pour les acteurs malveillants en raison de leur stockage centralisé d’audio et de transcriptions de réunions. Cela signifie que les informations confidentielles des organisations pourraient être mises en danger en cas d’échec de sécurité du fournisseur, de contrôles d’accès mal configurés ou d’accès interne non autorisé. Un risque supplémentaire provient des utilisateurs de shadow IT qui déploient des outils d’IA pouvant contourner les contrôles informatiques existants.
Traitement cloud et droits des fournisseurs
Les outils de prise de notes par IA traitent généralement l’audio et le texte dans le cloud. Par conséquent, des discussions commerciales sensibles peuvent être transmises et stockées sur des serveurs tiers. Les conditions de service des fournisseurs peuvent accorder des droits aux fournisseurs d’accéder, de stocker ou d’analyser le contenu des réunions, ce qui signifie qu’une mauvaise évaluation pourrait exposer des données sensibles, des discussions stratégiques ou de la propriété intellectuelle en dehors du contrôle de l’organisation.
Les risques supplémentaires peuvent inclure :
- Conservation d’informations au-delà de l’utilisation commerciale prévue
- Incapacité à répondre adéquatement à une demande de destruction
- Transferts de données transfrontaliers impliquant des lois sur la confidentialité inattendues
- Intégrations larges avec le calendrier et les e-mails de l’utilisateur qui élargissent l’accès aux données organisationnelles
- Transparence insuffisante sur les pratiques de sécurité et de sous-traitance des fournisseurs
Déploiement global et obligations de conformité transfrontalières
Pour les organisations multinationales, le déploiement d’outils de prise de notes par IA peut déclencher des obligations supplémentaires en vertu des lois globales sur la protection des données, y compris le RGPD de l’UE et du Royaume-Uni, le PIPEDA au Canada et d’autres cadres internationaux de confidentialité. Comme ces outils reposent généralement sur un traitement cloud et une infrastructure physique mondiale, les données peuvent être transférées, accessibles ou stockées dans plusieurs juridictions.
Les lois de confidentialité internationales exigent généralement que les organisations établissent une base légale pour le traitement des données personnelles et limitent la collecte et la conservation des données à ce qui est nécessaire et proportionné au but commercial déclaré.
Étapes pratiques pour le déploiement de prise de notes par IA
Les outils de prise de notes par IA offrent des avantages significatifs en matière de productivité. Cependant, sans politiques de consentement claires, cadres de gouvernance, contrôles de sécurité et supervision humaine, ils peuvent introduire des risques juridiques, de conformité et opérationnels considérables.
Les organisations devraient :
- Établir des structures de gouvernance claires sur l’utilisation des outils de prise de notes par IA
- Vérifier la conformité en matière de sécurité et de stockage des données
- Former le personnel et obtenir le consentement éclairé des participants aux réunions
- Limiter l’utilisation dans des contextes privilégiés ou très sensibles
- Mettre en œuvre des mesures contractuelles, techniques et administratives appropriées pour garantir la conformité à la confidentialité
Une évaluation et une gouvernance soigneuses peuvent aider les organisations à tirer parti des avantages des outils de prise de notes par IA tout en atténuant les risques associés.