Étude sur les Risques Juridiques Associés aux Assistants de Réunion AI
Une nouvelle action collective, Cruz v. Fireflies.AI Corp., met en lumière les risques juridiques potentiels liés aux assistants de réunion basés sur l’intelligence artificielle (IA). La plainte allègue que l’outil Fireflies enregistre, analyse, transcrit et stocke les voix des participants à la réunion, y compris celles des non-utilisateurs de Fireflies, sans le préavis, le consentement écrit, et les garanties de conservation requises par la Biometric Information Privacy Act (BIPA) de l’Illinois.
La fonctionnalité de reconnaissance des locuteurs de Fireflies est particulièrement problématique, car elle crée et conserve des empreintes vocales, qui sont couvertes par la BIPA, tout en manquant d’une politique de conservation et de destruction accessible au public et en omettant d’informer les participants aux réunions concernant la collecte biométrique.
Pourquoi cela est important
Les assistants de prise de notes AI peuvent offrir des gains de productivité, mais ils introduisent également une multitude de risques juridiques et opérationnels, notamment :
- Données supplémentaires à transmettre lors des litiges : les enregistrements et résumés peuvent devenir découvrables;
- Conversations sensibles ou privilégiées peuvent être enregistrées et partagées alors qu’elles ne devraient pas l’être;
- L’IA peut faire des erreurs (ex. : identifier incorrectement les locuteurs ou simplifier à outrance ce qui a été dit);
- Les règles de préavis et de consentement varient, surtout pour les invités externes ou les participants transfrontaliers;
- La conservation doit être alignée sur les retenues légales afin qu’une suppression de routine ne soit pas interprétée comme une destruction de preuves;
- Si le fournisseur de l’outil IA utilise les enregistrements à ses propres fins sans le préavis et le consentement appropriés, cela peut violer les lois sur l’écoute clandestine et des lois similaires, telles que la California Consumer Privacy Act (CCPA).
Mettre en pratique
Ce cas rappelle que le déploiement d’outils de transcription et de résumé AI nécessite plus qu’une simple activation d’une fonctionnalité. Voici quelques recommandations :
- Réfléchir au-delà des divulgations génériques;
- Effectuer une diligence raisonnable sur les fournisseurs;
- Éviter d’utiliser l’outil lors de réunions sensibles;
- Notifier clairement les participants et obtenir leur consentement au début;
- Considérer un examen humain et des restrictions d’accès lorsque cela est approprié;
- Définir des périodes de conservation claires alignées sur les retenues légales.
Pour garantir que vos employés soient conscients de la gamme de problèmes liés aux assistants de prise de notes AI, il est crucial d’aborder ces questions dans votre politique AI.
Pour plus d’informations sur ces problématiques, consultez les ressources disponibles concernant les enjeux de l’enregistrement AI.